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運用信息化管理模式解決固定資產管理差異

來源: 樹人論文網 發表時間:2020-11-04
摘要:信息化管理手段在企業管理中得到越來越廣泛的應用。文章結合公司改革階段在固定資產管理中遇到的問題,提出了解決思路和解決途徑,并對信息化管理在固定資產管理中的應
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  摘要:信息化管理手段在企業管理中得到越來越廣泛的應用。文章結合公司改革階段在固定資產管理中遇到的問題,提出了解決思路和解決途徑,并對信息化管理在固定資產管理中的應用進行了具體闡述。

科技視界

  本文源自科技視界,2020(22):181-184.《科技視界》雜志是2011年6月13日經國家新聞出版總署審批的科技類期刊,由上海市科學技術協會主管、上??破兆骷覅f會主辦?!犊萍家暯纭冯s志以基層科教工作者為讀者對象,普及科學知識,追蹤國內外科技熱點問題,關注科技界前沿新動態、新技術、新成果,為廣大科技工作者搭建一個學術平臺。

  固定資產作為企業掌握的重要資源之一,在企業資產總額中占有較大的比例。核電企業占比達70%以上。管理好固定資產對于加強企業的生產經營、提升企業的經濟效益、促進企業的穩固發展具有重要意義。目前傳統的固定資產管理模式無論是從質量上還是效率上,都難以適應經營管理新形式的需要。公司改革調整過程中,對原有固定資產管理差異進行整合時,逐步形成了基于信息化全過程管控的固定資產管理模式。本文對該模式進行了詳細介紹,并提出了管理建議。

  1、固定資產管理差異存在的背景

  根據中核集團“集團化運作、專業化經營”的總體思路,秦山核電基地率先開展了核電專業化改革。2010年成立了專業化的運行管理有限公司即中核核電運行管理有限公司(以下簡稱“中核運行”),并集中秦山資源優勢,實現中國核電“資源集約化、技術專業化、運行標準化和管理精益化”為目標。2012年,中核運行受業主公司委托開始負責秦山核電有限公司、核電秦山聯營有限公司、秦山第三核電有限公司(以下分別簡稱“一期”、“二期”、“三期”)7臺機組的運行管理,同時承擔方家山核電工程兩臺機組的生產準備和調試接產任務。中核運行在核電專業化改革工作穩步推進的過程中,按既定目標對部分資源進行集中管理。作為公司的重要資源,固定資產按管理需要進行了整合,但原一、二、三期固定資產種類繁多,數量巨大,管理標準各不一致,固定資產管理流程也存在著較大的差異。三家公司人員和機構合并后,這些差異給固定資產管理帶來了很大的挑戰,加重了固定資產管理的難度、風險。

  2、固定資產管理差異分析

  2.1 固定資產管理差異的具體內容

  原一、二、三期固定資產業務,分別按不同需要滿足不同的管理要求,但源頭上管理標準的不一致,使固定資產管理無論從資產分類、資產編碼、資產確認還是資產報廢上都存在著較大的差異(如表1所示)。

  表1固定資產管理具體差異表

  2.2 管理差異給后續固定資產管理帶來的問題

  (1)管理標準不統一。主要體現在各家固定資產分類標準不統一、固定資產編碼規則不統一、各家資產確認時點不統一。如一、二、三期及中核運行的固定資產分類分別為10類、8類、8類、6類。沒有一套完整、統一的管理標準來明確各職能部門的職責和規范固定資產管理的流程。多標準的管理造成固定資產管理混亂。

  (2)管理流程不統一。主要體現在固定資產從立項采購申請、形成到實物報廢退出,基本保持一、二、三期原先的做法。如提報廢申請時,一期系統工藝設備由項目經理或實施部門提出申請,三期由維修部門統一提出申請。多方式存在的流程造成固定資產流程繁雜且接口不清。業務辦理流程各異,必然使各業務人員在辦理過程中出現業務不暢的問題。

  (3)管理平臺不統一。主要體現在各家使用的系統不一致。如一、二、三期及中核運行分別使用CEAS、CMS、TEMS、NC系統。中核運行成立之初使用的用友公司資產管理NC系統,主要適用于財務靜態記賬形式,與用友公司財務軟件有很好的數據共享和連接。但缺乏流程控制,各種流程文件采用紙質形式。自2012年底投入運行后,系統不穩定、使用不方便、更新不及時,后一直處于停用狀態。

  (4)管理理念不統一。主要表現在改革初期,人員和機構合并后,原一、二、三期員工在固定資產管理過程中因固有管理文化和管理理念不一致,及個人本身的差異性,使固定資產的管理思路、管理方式、方法不統一。

  (5)歷史遺留問題。如二期在原固定資產管理中財務臺賬和實物臺賬分開管理,管理方式的不一致使得財務賬和實物賬存在較大的差異(如表2所示);另外公司改革整合初期,固定資產清查核實工作的不到位,也使得資產數據不準確。

  表2截至2013年底代理二期的資產數據狀況

  3、固定資產信息化管理模式的總體設計

  為了改變這種局面,提高管理水平,使固定資產管理工作更系統化、科學化。鑒于原三家公司固定資產管理上的差異,資產歸口管理部門提出了以下解決途徑,并根據這些途徑形成了固定資產信息化管理最終的總體設計思路。

  3.1 固定資產管理差異的解決途徑

  (1)梳理管理程序,統一管理流程。為解決固定資產管理差異,首先梳理制定了統一的固定資產管理標準與流程。在吸收原固定資產各流程特點基礎上,形成了固定資產流程。明確了固定資產管理全壽期的管理理念,升版了《經營與資產管理大綱》和《固定資產管理》程序。

  (2)統一固定資產分類、定義標準,制定目錄原則。結合中核集團《固定資產目錄》和原一、二、三期制定的標準,資產歸口管理部門在分別分析離線設備和在線設備的分類標準后,確定并整合了各類固定資產的分類、定義標準,制定完善了固定資產清單目錄。ERP系統上線后,對ERP物料主數據的固定資產屬性進行了最終梳理,整理出了《ERP物料主數據固定資產清單》,確定了ERP物料主數據固定資產屬性轉換方案,完成了數據轉換工作。

  圖1固定資產管理數據模型圖

  (3)主動介入,以EAM、ERP信息項目實施為契機,開發統一的固定資產信息化管理平臺?,F行的ERP系統已經實現的業務流程包括購入或建造完成資產增加、資產盤虧、折舊提取等,依據ERP固定資產管理數據模型所示完成對固定資產臺賬的更新(如圖1所示)。然而在這些業務流程中,線上僅僅實現了固定資產數據的增加、減少等信息的錄入和核算功能。固定資產歸口管理部門和各使用部門所需的數據信息仍需在線下采集[1],這就使得資產數據難以及時更新。因此需要建立專門的平臺與ERP系統進行對接,線上完成固定資產的新增、轉移、報廢審批流程,實現終端管理。于是在資產歸口管理部門的推動下,BPM平臺固定資產信息化管理模塊應運而生。

  3.2 設計思路

  固定資產信息化管理模式設計的總體思路是與ERP系統進行無縫銜接,實現中核運行固定資產實物從新增到轉移、報廢退出全過程動態管理。

  3.3 BPM平臺介紹

  BPM,即業務流程管理,是企業架構在應用系統中的具體深化應用,更強調管理、業務與技術的融合[2]。BPM與ERP系統的結合是非常密切的,作為ERP系統的接口,BPM為ERP應用帶來靈活性與便捷性,客戶端界面的友好性,并能實現與ERP系統的集成。

  3.4 實施過程

  目前,信息化已滲透到企業管理的方方面面,信息化所帶來的效率與便捷更是無可爭議??紤]ERP系統的上線,且現階段存在ERP對固定資產實物管理流程不完備的情況。在此基礎上,我公司資產管理部門與信息部門合作對固定資產信息化管理模塊進行了開發,先后完成了方案功能設計、流程藍圖確定、系統功能腳本編制、系統測試。經兩次大規模的培訓后,歷時4個月,于2015年8月10日正式投入使用。上線以來,業務人員在辦理業務過程中,脫離了原先的紙質書面傳遞工作局面,極大地提高了工作效率,取得了預期效果。

  4、固定資產信息化管理模塊功能介紹

  按用途劃分,固定資產信息化管理模塊可分為日常管理、臺賬管理兩方面(如圖2所示)。

  圖2中核運行信息化管理模塊功能結構圖

  4.1 日常管理

  日常管理是通過對全公司各類固定資產進行日常業務的計算機處理,實現固定資產動態管理,使固定資產賬物相符[3]。日常管理業務共有四種,分別是固定資產卡片創建、新增資產的領用、固定資產轉移(封存)、固定資產報廢。日常管理主要供申請人和各部門固定資產管理工程師使用,便于業務人員對日常業務進行操作,固定資產管理工程師及時掌握本部門的資產動態,也便于資產歸口部門人員對公司固定資產進行實時跟蹤,并按需求形成統計報表。

  4.2 臺賬管理

  臺賬管理包括實物信息數據更新、部門(公司)資產查詢、全過程報表。用戶可根據資產編號、資產所屬公司、使用部門、歸口管理部門、原資產編碼、原資產卡片號等多種條件進行組合查詢。資產歸口管理部門人員可在數據有較大出入時直接進行資產名稱、制造廠家、規格型號、使用人、使用地點、使用部門等信息的更新。根據需要可生成新增、轉移、報廢、數據變更報表,并以文件形式進行輸出。查詢和更新數據的功能主要供固定資產歸口管理部門人員使用。

  5、信息化管理在解決固定資產差異時取得的成效

  信息化管理很大程度上解決了改革合并前的固定資產差異,減少了工作量,提高了工作效率。舉例而言:原一期固定資產報廢由申請人手工填寫《固定資產報廢申請審批單》,根據固定資產分類送往相關處室進行報廢鑒定,鑒定完成后再送財務部門進行手工核價,再交由資產歸口管理部門審核并逐級由領導審批,審批完成后資產歸口管理部門人員填寫報廢撤離通知單交由申請人送往倉儲部門進行實物撤離。系統流程上線后,大大減少了手工帶來的時間和人力損失。申請人在系統提交報廢申請,上傳報廢鑒定附件,財務在系統上進行核價,資產歸口管理部門和領導在系統上進行審批。審批完成后,點“通知倉庫撤離”、“通知財務賬務處理”完成所有報廢流程,操作簡單快捷。工作效率提高1倍以上。

  根據目前各流程在系統中的應用,取得的主要成效有以下幾方面。

  5.1 完善了管理網絡

  目前,中核運行建立了固定資產完備的管理網絡體系。其中,固定資產歸口管理部門為一級管理部門,各業務歸口部門為固定資產的二級管理部門,使用部門為固定資產的三級管理部門。每個部門都配備了固定資產管理工程師。在一個數據庫下,根據網絡分級,設置了不同的管理權限和業務分工,各級管理網絡間的聯系更為緊密。網絡成員的互動更為頻繁有效。

  5.2 實現了信息同步

  信息化管理解決了固定資產差異導致的數據更新緩慢的問題,各業務流程在BPM平臺操作完成后,數據信息、資產狀態能自動返寫到ERP系統中,保證了信息傳遞順暢,實現了信息的同步性。同步率達到90%以上。

  5.3 方便了數據查詢

  對公司各部門而言,在同一平臺上,系統可根據不同的條件對固定資產進行篩選、查詢,能快捷地查到每一張卡片的相關信息。便于資產管理人員對資產狀態的掌握,并能及時提出固定資產新增、轉移、報廢需求。

  5.4 提高了管理效率

  固定資產信息化管理節約了大量的勞動力,解決了以往手工臺賬易出錯的老問題,簡單落后數據庫管理模式及三家公司管理差異帶來的工作量大、接口不清的問題。

  5.5 涵蓋了自動預警機制

  在系統內針對業務流程設置了預警機制,使得系統在特定的步驟下,能自動提醒固定資產管理工程師、各級審批人員、固定資產歸口管理人員、財務人員做好數據的提交、審核、更新等工作。

  6、固定資產信息化管理模式的延伸

  隨著固定資產管理的不斷深化,人工操作的弊端也更加凸顯。結合現有固定資產信息化管理模塊和實際工作中遇到的問題,我公司固定資產歸口管理部門對固定資產信息化管理提出了新的需求。

  6.1 與固定資產報廢計劃緊密結合

  報廢計劃直接與報廢預算掛鉤。前期在工作中存在申請部門提出的報廢申請不在今年報廢計劃內,無形中增加了報廢預算的壓力。目前固定資產管理正逐步走向標準化,后續在報廢審批階段將嚴格按報廢計劃進行控制。各部門在系統內完成報廢計劃的填報,系統提取列入計劃的固定資產實物和財務數據。資產歸口管理部門人員審核并完成報廢計劃的匯編。在對固定資產報廢進行審批時,系統會自動識別此項擬報廢資產是否在報廢計劃內。此流程便于嚴格控制報廢預算,提升管理精益化水平。

  6.2 完成人員與使用處室對應報表的輸出

  人員在調動或離職時,原流程是根據人力資源每月發出的人員調動表進行人員和資產數據的人工匹配。人員調動表中的信息本身已滯后,這就導致資產數據的更新相對緩慢。人員與使用處室對應報表的開發能及時發現人員與使用處室不匹配的資產信息,能實時進行提醒與跟蹤。它的開發一方面減輕了工作量,另一方面又能保證數據的更新及時。

  6.3 對接固定資產移動盤點

  目前,固定資產信息化管理模塊還未與固定資產盤點進行銜接。后續在清產核資時,將把要盤點部門的固定資產數據下載到條形碼采集器上,現場進行掃描。掃描完畢后,可現場對數據進行修改,也可將采集到的信息上傳到固定資產信息化管理模塊中自動進行更新,實現固定資產移動盤點工作。對照系統中的數據,計算機會自動整理出盤盈、盤虧的固定資產,相對人工盤點而言,使用起來將更簡單方便[4]。

  7、結論

  固定資產是企業的重要生產力要素之一,是企業賴以生存的物質基礎。對固定資產進行信息化管理,是實現中核運行固定資產合理配備、節約使用、提高效率的有效途徑。目前公司固定資產信息化已取得初步成果,系統運行穩定,符合工作實際,能滿足中核運行固定資產管理的實際需求,大大提高了固定資產管理的工作效率。

  參考文獻:

  [1]霍江林.實現ERP系統與固定資產管理有效結合的幾點建議[J].中國管理信息化.2008.

  [2]馮健.開放的BPM:企業架構和SOA戰略的基石[J].中國計算機用戶.2009.

  [3]薛創文.固定資產信息管理系統的開發及應用[J].有色設備.1997.

  [4]黃海濤.基于網絡化平臺的高校固定資產管理模式構建[J].教育理論與實踐.2010.

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